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  • Cómo organizar un evento exitoso

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    Organizar un evento exitoso requiere una combinación de planificación meticulosa, creatividad y ejecución impecable. Ya sea que estés preparando una conferencia, una presentación de producto o una fiesta corporativa, aquí tienes algunos pasos clave para asegurar que tu evento sea memorable y cumpla con los objetivos establecidos.

    1. Comienza lo antes posible

    La regla de oro en la organización de eventos es empezar tan pronto como puedas. Si tu evento es relativamente grande (más de 500 asistentes), considera un plazo de al menos cuatro a seis meses de anticipación. Incluso para eventos más pequeños, planificar con al menos un mes de antelación te dará más opciones para elegir el lugar, los oradores, los patrocinadores y otros elementos clave.

    2. Define los objetivos

    Antes de sumergirte en los detalles, responde a estas preguntas cruciales: ¿Por qué estás organizando este evento? ¿Cuál es su propósito? Establece objetivos claros y medibles. Por ejemplo, si estás lanzando un nuevo producto, tus objetivos podrían incluir aumentar seguidores en redes sociales, interacciones en línea o preórdenes del producto.

    3. Estima tu presupuesto

    Determina cuánto estás dispuesto a invertir en el evento. Considera gastos como alquiler de espacios, catering, marketing y logística. Un presupuesto bien definido te ayudará a tomar decisiones informadas y evitar sorpresas desagradables.

    4. Escoge el espacio ideal

    La elección del las salas para eventos es crucial. Capicua101, una agencia especializada en la gestión de espacios para eventos exclusivos en Madrid, ofrece opciones únicas y originales. Desde el elegante Espacio Jorge Juan hasta el versátil Espacio Montesa, encontrarás el lugar perfecto para tu evento. Reserva con anticipación para asegurarte de tener disponibilidad.

    5. Diseña un programa atractivo

    Crea un programa que fluya sin problemas. Incluye tiempo para registro, presentaciones, descansos y actividades interactivas. Asegúrate de que cada momento sea relevante y valioso para los asistentes. La variedad es clave: combina charlas con talleres prácticos y networking.

    6. Cuida los detalles

    Atiende a los pequeños detalles: señalización clara, material impreso, tecnología funcional y personal amable. La experiencia del asistente debe ser impecable desde el momento en que llegan al evento hasta que se van.

    7. ¡Promociona y alquila!

    En tu párrafo final, quiero instarte a considerar los espacios para eventos de Capicua101. Alquilar un espacio exclusivo en Madrid no solo garantiza un ambiente único, sino también una experiencia memorable para tus invitados. ¡Haz que tu próximo evento sea un éxito con Capicua101! Reserva tu espacio hoy mismo.

    Recuerda, un evento exitoso no solo deja una impresión duradera, sino que también impulsa el crecimiento de tu empresa. ¡Atrévete a organizar y alquilar tu espacio para eventos en Madrid con Capicua101! 

  • Tendencias en la organización de eventos para empresas en 2024

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    La organización de eventos para empresas es una industria en constante evolución. Las nuevas tendencias tecnológicas, sociales y ambientales están cambiando la forma en que se planifican y ejecutan, además de los espacios para eventos empresariales.

    En 2024, podemos esperar ver algunas tendencias clave en la organización de eventos para empresas, entre ellas:

    Sostenibilidad

    La sostenibilidad es una tendencia cada vez más importante en todos los sectores, y la organización de eventos no es una excepción. Las empresas están cada vez más interesadas en organizar eventos que sean respetuosos con el medio ambiente. Esto se traduce en el uso de materiales reciclados y sostenibles, la reducción del consumo de energía y la compensación de las emisiones de carbono.

    Tecnología

    La tecnología está revolucionando la forma en que se organizan los eventos. Las empresas están utilizando la tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes, aumentar la participación y medir los resultados de los eventos. Algunas de las tecnologías más populares en la organización de eventos son la realidad virtual, la realidad aumentada, la inteligencia artificial y el análisis de datos.

    Experiencia del cliente

    La experiencia del cliente es el factor clave del éxito de cualquier evento. Las empresas están poniendo un mayor énfasis en crear eventos que sean atractivos y memorables para los asistentes. Esto se traduce en la creación de experiencias personalizadas, la atención al detalle y la creación de un ambiente acogedor.

    Otros factores clave

    Además de estas tendencias, hay otros factores que también influirán en la organización de eventos para empresas en 2024. Estos factores incluyen:

    • La evolución del trabajo híbrido: El trabajo híbrido está cambiando la forma en que las personas interactúan con las empresas. Esto está teniendo un impacto en la forma en que se organizan los eventos empresariales, ya que las empresas buscan crear experiencias que sean accesibles y atractivas para los asistentes, tanto en persona como en línea.

    • La creciente importancia de la diversidad e inclusión: Las empresas están cada vez más comprometidas con la diversidad e inclusión. Esto está teniendo un impacto en la forma en que se organizan los eventos empresariales, ya que las empresas buscan crear experiencias que sean inclusivas para todos los asistentes.

    Consejos para aprovechar las tendencias en la organización de eventos para empresas

    Si desea aprovechar las tendencias en la organización de eventos para empresas, aquí hay algunos consejos:

    • Esté atento a las últimas tendencias: Es importante mantenerse al día de las últimas tendencias en la organización de eventos para poder adaptar sus estrategias en consecuencia.

    • Invierta en tecnología: La tecnología puede ayudar a mejorar la experiencia de los asistentes, aumentar la participación y medir los resultados de los eventos.

    • Céntrese en la experiencia del cliente: La experiencia del cliente es el factor clave del éxito de cualquier evento. Asegúrese de crear eventos que sean atractivos y memorables para los asistentes.

    • Sea flexible: La industria de los eventos es un entorno cambiante. Sea flexible y esté preparado para adaptarse a las nuevas tendencias.

  • Profesionales del sector nupcial se dan cita en Espacio Jorge Juan

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    The Wedding Market es un market nupcial creado con el objetivo de romper con el estereotipo de las ferias y las decoraciones tradicionales de las bodas, para aquellas parejas que buscan una boda única y especial con todas las tendencias del momento.

    Espacio Jorge Juan será el lugar donde se reunirán para esta Primera Edición de The Wedding Market en Madrid los mejores proveedores del sector nupcial con sus correspondientes expositores que ayudarán a las parejas a preparar la mejor celebración posible en un ambiente cómodo y agradable.

    A este evento no solo están invitadas las parejas que acaban de comprometerse y tienen toda la organización de la boda por delante o aquellas a las que únicamente les faltan los últimos retoques, sino también sus correspondientes damas de honor, familiares o amigos, que quieran aportar nuevas ideas a la celebración.

    Además de contar con más de 45 expositores de proveedores, nuestro singular espacio para eventos contará con una zona gastronómica en la que se podrá disfrutar de los mejores foodtrucks y cocktails de la ciudad. También, habrá música en directo durante los dos días del evento de la mano de artistas como: COLCUORE ENSEMBLE, WANDERLUST MENORCA, DÚO 4 NOTAS, GUI BLANCH y PIANOBAR entre otros.

    Las puertas de nuestro industrial Espacio Jorge Juan se abrirán el sábado 11 de marzo en horario ininterrumpido de 10h a 21 h y el domingo día 12 de 10h a 19h.

     

    Entrevistamos a Sandra Vilar, creadora y CEO de The Wedding Market.

     

    ¿Qué expectativas tiene la organización para esta Primera Edición de The Wedding Market en Madrid?

    Tenemos muchas ganas de esta Primera Edición. Creemos que será un exitazo. No hay propuestas de este estilo en la capital y con el público que estamos hablando, ya sean parejas como proveedores, les parece una muy buena iniciativa y nos apoyan de pleno.  

    Para esta primera convocatoria en la Capital de España, ¿se espera superar el número de asistentes de la última cita en Barcelona?

    Sí, espera superar con creces los más de 2.000 asistentes de las ediciones pasadas en Barcelona.

    ¿Qué estáis haciendo para despertar las ganas del público para asistir al market?

    Tendremos una oferta de proveedores muy amplia y variada, los cuales estamos anunciando en redes. Hemos realizado también varios sorteos con algunos de los proveedores. 

    Bajo vuestra opinión ¿Cuál creéis que será el momento álgido del fin de semana?

    Igual que en las ediciones de Barcelona, creemos que los momentos más álgidos del fin de semana son, sábado al mediodía y por la tarde, y domingo al mediodía. De todos modos esperamos mucho público durante todo el fin de semana.

    ¿Habrá sorpresas, algún invitado especial, proveedor sin revelar, etc.?

    Contaremos con espacios muy bonitos y algunas sorpresitas que podrán descubrir los asistentes durante los dos días del evento. Factores que crearán una experiencia inolvidable 360 para los asistentes.

  • Organización de eventos deportivos ¿Cómo hacerlo?

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    Si tienes la idea de querer organizar un evento deportivo en Madrid, primero hay que tener en cuenta algunos aspectos que son fundamentales. En este artículo te vamos a ofrecer consejos y tips para llevar a cabo tu evento.

    La organización de un evento deportivo es algo complejo, para poder asegurar el éxito hay que seguir una simple metodología.

    1. Define unas metas claras

    A la hora de organizar cualquier evento es imprescindible tener un objetivo que queramos conseguir. Sí se busca una promoción a medio plazo o el beneficio inmediato.

    Conocer el target al que nos dirigimos es fundamental, además de tener en cuenta la procedencia geográfica, la edad, el poder adquisitivo y los intereses de las personas que van a asistir al evento. Todo ello forma parte del impacto que queremos realizar sobre las personas.

    2. Haz el planning con tiempo

    La organización de cualquier tipo de evento deportivo va a llevar tiempo, por eso es importante tener en cuenta esto para saber cuando debemos empezar a organizarlo todo. Esto incluye hablar con los organizadores, el responsable del espacio para eventos y los deportistas para todo vaya como la seda.

    La preparación con tiempo también te ayudará a enfrentarte a cualquier imprevisto con más soltura. De esta forma podrás ahorrarte muchos disgustos que se podrían haber evitado. Cada fase de la organización tiene un tiempo específico, por lo que hay que respetar el calendario.

    Siempre es recomendable el uso de herramientas que te ayuden a organizarte, y poder controlar el timing hasta el día del evento.

    3. Necesitarás patrocinadores

    A no ser que puedas ser tu propio sponsor, cualquier evento va a requerir de financiación con la que es muy posible que no contemos. Hay que tener una proyección realista a la hora de encontrar un patrocinador y cómo se puede llegar al objetivo.

    A la hora de buscar un patrocinador podemos buscar tanto en sectores públicos como privados. Todo esto queda definido por el tipo de evento que queramos realizar y la proyección social que busquemos, para poder dirigirnos a un público u otro. Podemos encontrar organismos públicos que pueden estar interesados en la promoción del proyecto.

    También, cuando se vaya a buscar un sponsor, es porque se busca cubrir alguna necesidad organizativa, por eso también hay que tener en cuenta empresas locales o aquellas propias del sector.

    4. Cuida la promoción del evento

    Una de las fases más importantes es dar a conocer tu evento al público general. Si no, las personas desconocerán la existencia del evento y no podrás alcanzar tus objetivos. Para ello existen diversas técnicas en función de la escala que queramos que tenga en el evento.

    Si el evento va a estar centrado en un pueblo o una villa, debemos tener en cuenta que el boca a boca es muy importante. Carteles, y hacer que se corra la voz son técnicas útiles. Además, no podemos olvidar de anuncios en la prensa, la radio o la televisión. Sobre todo darle difusión dentro de los círculos que practican esa disciplina.

    Tampoco podemos olvidar el uso de las nuevas tecnologías. Estas te permiten llegar a tu target de una forma más directa, y buscar un público con intereses alineados con lo que ofreces en el evento. Facebook, Instagram, Twitter, Tiktok y Youtube son las mejores opciones para promocionar tu evento, además de realizar campañas en Google.

    Saber que técnicas aplicar en cada caso es importante para realizar la mejor promoción.

    5. Tienes que ser flexible

    Lo más probable a la hora de organizar tu evento deportivo es que empiecen a surgir problemas, por eso es importante empezar con tiempo. A veces es mejor afrontar una pequeña pérdida, que intentar sacar algo que no va a funcionar y que afecte de forma negativa al evento.

    La organización de cualquier evento siempre está llena de dificultades, por eso es importante contar con una empresa como capicua101 para que el día del evento sea lo mejor posible. No solo te ofrecemos un gran catálogo para que puedas elegir el recinto para eventos que mejor se adapte a tus necesidades, sino que estaremos contigo desde el inicio hasta el final. Solicita información y organiza cualquier tipo de evento para empresas o de marca con nosotros.

  • Consejos para diseñar tu espacio para eventos

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    El diseño de un espacio para eventos es algo que hay que tener muy en cuenta si queremos que la celebración sea un éxito, así que desde el equipo de Capicua 101 queremos compartir con vosotros unos consejos a la hora de diseñar un espacio para eventos.

    ¿Cómo puedes preparar el lugar para la fiesta? ¿Qué detalles hay que elegir? Descubre el mejor método de trabajo para organizar tu espacio o recinto para eventos.

    Para que un espacio funcione, hay que tener un factor muy importante, el feeling. Si la decoración o el diseño que elegimos no conecta con los invitados y afectará de forma negativa a su experiencia.

    Primero hay que sentarse para llegar a una idea en común de lo que queremos para el evento, y tomar ideas de lo que queremos finalmente. Desde algo que hayan visto en algún otro lugar, o a esa idea que llevaba con ella mucho tiempo en la cabeza. Una vez tengamos todo compilado, es cuando lo trasladamos al briefing, que será nuestra guía durante todo el proceso de organización de eventos.

    ¿Cómo podemos crear un briefing?

    Como decíamos, el primer paso y más importante será la creación del briefing con las ideas del cliente y la información necesaria para usarse como una guía que utilizaremos durante todo el proceso. El briefing debe contener:

    > Información del cliente y sobre el evento

    Sus gustos, deseos y necesidades que habrá que plasmar en el diseño. Un análisis del espacio, tiempos previstos y toda la información más relevante a la hora de decorar el espacio.

    > Temática

    Será la base en la que va a elegirse la decoración y el eje central de la decoración

    > Lugar

    La dirección del espacio elegido para realizar la celebración. Por eso en Capicua 101 tenemos un amplio catálogo de espacios para eventos en Madrid, en las mejores zonas, si necesitas alquilar un espacio.

    > Fecha

    La fecha y hora de la celebración del evento

    > Invitados

    Saber en un número aproximado el número de invitados que van a asistir, de esta forma se podrán organizar las mesas, sillas, mesas de regalos y los espacios.

    > Presupuesto

    No tiene que ser exacto, pero si que es necesario ya saber la cantidad que pensamos gastarnos para poder ajustar el presupuesto para la decoración lo máximo posible.

    Con toda la información recopilada en el briefing ya nos podemos poner manos a la obra, buscando la decoración que mejor encaje con la visión del cliente. Entramos en la FASE 2 donde concretaremos más sobre el evento.

    - Cronograma

    En este documento se reflejan todas las actividades previas a la celebración. Esto permite organizar cada momento del evento para que todo valla fluido. De esta forma se evitan muchos problemas de organización desde que se inicia el evento hasta su finalización.

    - Fotomontajes

    Con el briefing inicial no es suficiente para hacernos una idea de cómo quedará la decoración, por eso los fotomontajes ayudan a generar una idea del acabado final y cómo se realizará la distribución de espacio. Planos, recreaciones en entornos 3D y fotomontajes que te ayuden a ver el trabajo final en todo detalle.

    - Lista de los materiales necesarios

    Aquí hay que tener en cuenta varios puntos. Existen una gran cantidad de materiales y recursos con los que podemos contar a la hora de organizar la decoración y montaje de la celebración.

    • Arte floral
    • Recursos de iluminación
    • Invitaciones
    • Cartelería de bienvenida
    • Photocall
    • Seating
    • Mensajes de agradecimiento
    • Letras corpóreas
    • Recordatorios
    • Libro de firmas

    También hay que tener en cuenta otro aspecto importante si nuestro evento va a contar con mesas donde se van a sentar los invitados, y donde suelen fallar muchos organizadores. Desde la decoración hasta la organización de los invitados.

    - Decoración

    La decoración de las mesas, al igual que el resto de espacios del evento, deben ir en concordancia con el tema del mismo. Esto incluye mantelería, vajillas, cristalería, carteles …

    - Ordenación de mesas

    Es importante que los invitados sepan cuál es la mesa en la celebración, y si es necesario y está regido por protocolo, conocer con claridad cuál es su sitio en la mesa. En caso de que sea más libre y cada invitado pueda sentarse donde prefiera, entonces solo habría que fijarse en que hubiera el número de asientos necesarios.

    - Mesa presidencial

    Existen ciertos eventos en los que existe una mesa presidencia, donde se colocarán las personas más importantes del evento.

    - Menú

    Si el evento va a contar con catering, o un momento donde los invitados podrán comer, ya sea porque se celebra en un restaurante o el espacio cuenta con una cocina propia, es recomendable que haya zonas donde los invitados puedan comer o beber mientras esperan a la celebración del evento.

    • Zona de cócteles
    • Menú, si se ofreciera
    • Postres, si se ofrecieran
    • Zona de bebidas y refrescos
    • Zona de aperitivos o para picar

    Por último, hay otros puntos que también son importantes para los invitados y deben organizarse con antelación, y son aquellos destinados a animar a los invitados.

    • Photocall
    • Grabación de vídeos
    • Entrega de detalles
    • Animación
    • Música o Dj

    La organización de un evento es un proceso complicado que tiene muchas etapas, así que si necesitas un espacio y un equipo que te ayude a organizar y si necesitas alquilar un espacio para eventos en Madrid, desde Capicua 101 podrás contar con un equipo especializado. Contacta con nosotros.

  • Cómo elegir tu espacio para eventos

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    Muchas empresas necesitan de un equipo profesional para la organización de eventos, sobre todo porque su imagen de marca está en juego y todo tiene que salir a la perfección.

    Los directivos buscan a gente dinámica que sean capaces de organizar todo tipo de eventos a lo largo del año. Desde la presentación de productos a actos publicitarios, reuniones, recepciones, etc.

    La habilidad más demandada es que el organizador sepa elegir el espacio ideal en función del evento que se vaya a desarrollar y ajustarlo a las necesidades de la empresa que vaya a organizar el evento. Por eso desde Capicua 101 contamos con 8 espacios diferentes.

    La elección del lugar y el diseño del evento son una parte fundamental a la hora de organizar el evento. Sobre todo cuando la empresa organizadora elige lugares externos más habituados para realizar un evento de empresa.

    El objetivo por el que se realiza el evento será también determinante a la hora de elegir el lugar y la decoración. Pero algo muy habitual a la hora de organizar un evento es que haya 2 áreas diferenciadas, que son:

    - El espacio protocolario

    Se puede componer por una o varias áreas, es un espacio donde se realiza el recibimiento de a autoridades y personalidades principales, invitados que asisten al evento, zonas VIP o salas de espera.

    - Zonas de apoyo

    Aquí entran todas las zonas centradas en la logística, como el aparcamiento, zonas de preparación de catering, servicios técnicos, etc.

    Qué condiciona el diseño

    Ya sea un evento al aire libre o una zona cubierta, cada zona tiene sus propias complicaciones que afectan al organizador del evento. Para espacios al aire libre, las necesidades logísticas aumentan, ya que hay que tener en cuenta las inclemencias metereológicas, la preparación del escenario y otro tipo de posibilidades que estarán presentes durante el desarrollo.

    Si vamos a organizar un evento en un lugar cubierto, las necesidades van a ir condicionadas por el espacio disponible para desarrollar el evento. También tener en cuenta la disposición de la estructura y las zonas a la hora de ubicar el escenario para que esté a la vista de todos los invitados.

    En qué fijarnos para elegir un espacio para eventos

    Antes de decantarnos por elegir un espacio u otro, nos tenemos que fijar en una serie de puntos principales para poder realizar una valoración:

    - Análisis global

    Hay que hacer un análisis global del recinto para eventos revisando las estancias por las que pasa el invitado hasta que se marcha del evento.

    - Tiempo de ejecución

    El tiempo en el que se va a realizar el evento está directamente relacionado con la complejidad y número de personas que van a asistir. Si hay que chequear a cada invitado de forma individual o habría un tiempo de espera antes de entrar al evento, teniendo en cuenta el desarrollo del mismo.

    - Precisar las condiciones meteorológicas

    Sobre todo para eventos al aire libre, hay que fijarse en el tiempo previsto para ese día y organizarse de acuerdo si va a llover, hacer calor, viento, nieve. etc

    - Planos y bocetos

    La infografrías nos ayudan a comprobar la distribución física de los espacios, y ayudar a trasmitir esas ideas a la empresa que va a organizar el evento.

    - Un espacio amplio

    Algo muy importante y a tener en cuenta es el aforo del espacio, y revisar que haya entrada para discapacitados (si fuera necesaria) y el protocolo de evacuación por las salidas de emergencia.

    - Espacio para el equipo de trabajo

    Aparte del espacio para los invitados, si vamos a contar con un equipo de trabajadores, debemos tener un espacio propio dónde puedan realizar sus funciones.

    - Zona de prensa

    Solo si el evento lo necesita, es recomendable que haya un espacio asignado para los medios de comunicación donde puedan pasar los cables, unidades móviles o sets.

    - Planificar el recorrido

    Es importante que la organización de cada área sea la adecuada, pero también hay que pensar en la comunicación entre ellas y cómo se van a mover los invitados por las diferentes zonas del evento.

    - Climatización, sonido e iluminación

    Son tres aspectos muy importantes en cualquier organización de eventos. Hay que revisar la climatización de cada zona o el aire acondicionado para conseguir el mejor bienestar para los invitados. Lo mismo con la iluminación o el sonido.

    Todos estos factores deben ser analizados a la hora de elegir un espacio para eventos. Si queremos contar con un equipo profesional de organización de eventos, solo tienes que informarte en la web de Capicua 101.

  • “ESPACIO JORGE JUAN, UN SUEÑO HECHO REALIDAD” RUBÉN CEA, DIRECTOR DE CAPICUA 101

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    «Hay que quitar el miedo a la palabra evento. Ahora más que nunca hay que apoyar al sector»

    El Evento es un desconocido para la sociedad en general fuera del sector. Cuando se habla de evento se piensa en fiesta y eso no es así, el evento MICE aporta un PIB con cantidad importante al país. Multinacionales y PYMES tienen un presupuesto en su plan de comunicación que parte va destinado a los eventos.

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