Cómo elegir tu espacio para eventos

Muchas empresas necesitan de un equipo profesional para la organización de eventos, sobre todo porque su imagen de marca está en juego y todo tiene que salir a la perfección.

Los directivos buscan a gente dinámica que sean capaces de organizar todo tipo de eventos a lo largo del año. Desde la presentación de productos a actos publicitarios, reuniones, recepciones, etc.

La habilidad más demandada es que el organizador sepa elegir el espacio ideal en función del evento que se vaya a desarrollar y ajustarlo a las necesidades de la empresa que vaya a organizar el evento. Por eso desde Capicua 101 contamos con 8 espacios diferentes.

La elección del lugar y el diseño del evento son una parte fundamental a la hora de organizar el evento. Sobre todo cuando la empresa organizadora elige lugares externos más habituados para realizar un evento de empresa.

El objetivo por el que se realiza el evento será también determinante a la hora de elegir el lugar y la decoración. Pero algo muy habitual a la hora de organizar un evento es que haya 2 áreas diferenciadas, que son:

- El espacio protocolario

Se puede componer por una o varias áreas, es un espacio donde se realiza el recibimiento de a autoridades y personalidades principales, invitados que asisten al evento, zonas VIP o salas de espera.

- Zonas de apoyo

Aquí entran todas las zonas centradas en la logística, como el aparcamiento, zonas de preparación de catering, servicios técnicos, etc.

Qué condiciona el diseño

Ya sea un evento al aire libre o una zona cubierta, cada zona tiene sus propias complicaciones que afectan al organizador del evento. Para espacios al aire libre, las necesidades logísticas aumentan, ya que hay que tener en cuenta las inclemencias metereológicas, la preparación del escenario y otro tipo de posibilidades que estarán presentes durante el desarrollo.

Si vamos a organizar un evento en un lugar cubierto, las necesidades van a ir condicionadas por el espacio disponible para desarrollar el evento. También tener en cuenta la disposición de la estructura y las zonas a la hora de ubicar el escenario para que esté a la vista de todos los invitados.

En qué fijarnos para elegir un espacio para eventos

Antes de decantarnos por elegir un espacio u otro, nos tenemos que fijar en una serie de puntos principales para poder realizar una valoración:

- Análisis global

Hay que hacer un análisis global del recinto para eventos revisando las estancias por las que pasa el invitado hasta que se marcha del evento.

- Tiempo de ejecución

El tiempo en el que se va a realizar el evento está directamente relacionado con la complejidad y número de personas que van a asistir. Si hay que chequear a cada invitado de forma individual o habría un tiempo de espera antes de entrar al evento, teniendo en cuenta el desarrollo del mismo.

- Precisar las condiciones meteorológicas

Sobre todo para eventos al aire libre, hay que fijarse en el tiempo previsto para ese día y organizarse de acuerdo si va a llover, hacer calor, viento, nieve. etc

- Planos y bocetos

La infografrías nos ayudan a comprobar la distribución física de los espacios, y ayudar a trasmitir esas ideas a la empresa que va a organizar el evento.

- Un espacio amplio

Algo muy importante y a tener en cuenta es el aforo del espacio, y revisar que haya entrada para discapacitados (si fuera necesaria) y el protocolo de evacuación por las salidas de emergencia.

- Espacio para el equipo de trabajo

Aparte del espacio para los invitados, si vamos a contar con un equipo de trabajadores, debemos tener un espacio propio dónde puedan realizar sus funciones.

- Zona de prensa

Solo si el evento lo necesita, es recomendable que haya un espacio asignado para los medios de comunicación donde puedan pasar los cables, unidades móviles o sets.

- Planificar el recorrido

Es importante que la organización de cada área sea la adecuada, pero también hay que pensar en la comunicación entre ellas y cómo se van a mover los invitados por las diferentes zonas del evento.

- Climatización, sonido e iluminación

Son tres aspectos muy importantes en cualquier organización de eventos. Hay que revisar la climatización de cada zona o el aire acondicionado para conseguir el mejor bienestar para los invitados. Lo mismo con la iluminación o el sonido.

Todos estos factores deben ser analizados a la hora de elegir un espacio para eventos. Si queremos contar con un equipo profesional de organización de eventos, solo tienes que informarte en la web de Capicua 101.

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