El diseño de un espacio para eventos es algo que hay que tener muy en cuenta si queremos que la celebración sea un éxito, así que desde el equipo de Capicua 101 queremos compartir con vosotros unos consejos a la hora de diseñar un espacio para eventos.
Para que un espacio funcione, hay que tener un factor muy importante, el feeling. Si la decoración o el diseño que elegimos no conecta con los invitados y afectará de forma negativa a su experiencia.
Primero hay que sentarse para llegar a una idea en común de lo que queremos para el evento, y tomar ideas de lo que queremos finalmente. Desde algo que hayan visto en algún otro lugar, o a esa idea que llevaba con ella mucho tiempo en la cabeza. Una vez tengamos todo compilado, es cuando lo trasladamos al briefing, que será nuestra guía durante todo el proceso de organización de eventos.
¿Cómo podemos crear un briefing?
Como decíamos, el primer paso y más importante será la creación del briefing con las ideas del cliente y la información necesaria para usarse como una guía que utilizaremos durante todo el proceso. El briefing debe contener:
> Información del cliente y sobre el evento
Sus gustos, deseos y necesidades que habrá que plasmar en el diseño. Un análisis del espacio, tiempos previstos y toda la información más relevante a la hora de decorar el espacio.
> Temática
Será la base en la que va a elegirse la decoración y el eje central de la decoración
> Lugar
La dirección del espacio elegido para realizar la celebración. Por eso en Capicua 101 tenemos un amplio catálogo de espacios para eventos en Madrid, en las mejores zonas, si necesitas alquilar un espacio.
> Fecha
La fecha y hora de la celebración del evento
> Invitados
Saber en un número aproximado el número de invitados que van a asistir, de esta forma se podrán organizar las mesas, sillas, mesas de regalos y los espacios.
> Presupuesto
No tiene que ser exacto, pero si que es necesario ya saber la cantidad que pensamos gastarnos para poder ajustar el presupuesto para la decoración lo máximo posible.
Con toda la información recopilada en el briefing ya nos podemos poner manos a la obra, buscando la decoración que mejor encaje con la visión del cliente. Entramos en la FASE 2 donde concretaremos más sobre el evento.
- Cronograma
En este documento se reflejan todas las actividades previas a la celebración. Esto permite organizar cada momento del evento para que todo valla fluido. De esta forma se evitan muchos problemas de organización desde que se inicia el evento hasta su finalización.
- Fotomontajes
Con el briefing inicial no es suficiente para hacernos una idea de cómo quedará la decoración, por eso los fotomontajes ayudan a generar una idea del acabado final y cómo se realizará la distribución de espacio. Planos, recreaciones en entornos 3D y fotomontajes que te ayuden a ver el trabajo final en todo detalle.
- Lista de los materiales necesarios
Aquí hay que tener en cuenta varios puntos. Existen una gran cantidad de materiales y recursos con los que podemos contar a la hora de organizar la decoración y montaje de la celebración.
- Arte floral
- Recursos de iluminación
- Invitaciones
- Cartelería de bienvenida
- Photocall
- Seating
- Mensajes de agradecimiento
- Letras corpóreas
- Recordatorios
- Libro de firmas
También hay que tener en cuenta otro aspecto importante si nuestro evento va a contar con mesas donde se van a sentar los invitados, y donde suelen fallar muchos organizadores. Desde la decoración hasta la organización de los invitados.
- Decoración
La decoración de las mesas, al igual que el resto de espacios del evento, deben ir en concordancia con el tema del mismo. Esto incluye mantelería, vajillas, cristalería, carteles …
- Ordenación de mesas
Es importante que los invitados sepan cuál es la mesa en la celebración, y si es necesario y está regido por protocolo, conocer con claridad cuál es su sitio en la mesa. En caso de que sea más libre y cada invitado pueda sentarse donde prefiera, entonces solo habría que fijarse en que hubiera el número de asientos necesarios.
- Mesa presidencial
Existen ciertos eventos en los que existe una mesa presidencia, donde se colocarán las personas más importantes del evento.
- Menú
Si el evento va a contar con catering, o un momento donde los invitados podrán comer, ya sea porque se celebra en un restaurante o el espacio cuenta con una cocina propia, es recomendable que haya zonas donde los invitados puedan comer o beber mientras esperan a la celebración del evento.
- Zona de cócteles
- Menú, si se ofreciera
- Postres, si se ofrecieran
- Zona de bebidas y refrescos
- Zona de aperitivos o para picar
Por último, hay otros puntos que también son importantes para los invitados y deben organizarse con antelación, y son aquellos destinados a animar a los invitados.
- Photocall
- Grabación de vídeos
- Entrega de detalles
- Animación
- Música o Dj
La organización de un evento es un proceso complicado que tiene muchas etapas, así que si necesitas un espacio y un equipo que te ayude a organizar y si necesitas alquilar un espacio para eventos en Madrid, desde Capicua 101 podrás contar con un equipo especializado. Contacta con nosotros.