La organización de eventos no es tarea sencilla, da igual lo simple o complejo que sea, para que sea un éxito requiere de una planificación y organización detallada, en la que se cuide hasta el más mínimo detalle. Desde la elección del espacio, una de las principales claves, hasta su promoción. Todos los aspectos cuentan a la hora de marcar la diferencia y que tu evento se quede en la mente de los asistentes.
Confiar en una agencia especializada en eventos como nosotros, es la mejor opción para asegurar el éxito del mismo. En Capicua101, además de contar con un equipo de profesionales que te ayudará en todo momento, gestionamos espacios para eventos, únicos y originales en el barrio de Salamanca y el barrio de las Letras en Madrid, que se adaptarán a tus necesidades y al público del mismo.
Aspectos a tener en cuenta antes de la organización de un evento
Antes de meterse de lleno en la organización del evento, es importante realizar un buen trabajo pre-evento o lo que es lo mismo, hacer una buena planificación. En este punto es primordial fijar los objetivos que se quieren conseguir, así como el presupuesto del que se puede disponer. Estos dos factores jugarán un papel importante a lo largo de todo el desarrollo del evento.
Aquí, también, habría que tener en cuenta el tipo de público al que nos vamos a dirigir o las actividades que queremos llevar a cabo.
Pasos a seguir para organizar el evento perfecto
Una vez se tienen claros los conceptos básicos es hora de centrarse en los pasos que debes seguir para que la organización de tu evento sea un éxito:
- Definir los objetivos: De este punto dependerá el resto. Por eso es importante dedicar tiempo a crear un briefing que recoja, cuáles son los objetivos que alcanzar y toda la información necesaria relativa al propósito y la razón de realizar el mismo. Los objetivos serán los que marcarán y condicionarán el resto de la organización.
- Elabora un presupuesto: Otro aspecto esencial es la definición de un presupuesto. De esta manera, evitarás sorpresas y sabrás, en todo momento, a qué debes ceñirte. Lo ideal es planificar el presupuesto con antelación e ir actualizándolo cada vez que se cierra una partida, de esta manera lo tendrás siempre controlado.
- Elegir fecha y lugar: Sin duda, una de las claves del éxito de un evento es elegir la fecha y el lugar adecuado. Encontrar el espacio idóneo no es tarea sencilla, son varios los factores que hay que tener en cuenta. En Capicua101 estaremos encantados de asesorarte y mostrarte las diferentes opciones de espacios que tenemos a tu disposición.
- Elaborar un cronograma: Recoger en un listado todas las actividades que se van a realizar en el evento, es básico. Todas ellos deben incluirse en un planning que incluya las fechas de entrega, así como la persona encargada de ellas. De esta manera te asegurarás de que no se te escapa ningún detalle.
- Los invitados: Es importante definir, a qué público nos queremos dirigir y si habrá una lista cerrada o, por el contrario, se realizará una campaña de promoción para captar nuevos asistentes. En este aspecto es importante: tener controlados los asistentes finales, solicitar confirmación y mandar recordatorios.
- Logística y medios técnicos: Finalmente, también cobran gran importancia aspectos que, aunque no son esenciales, aportarán un plus al evento. El parking, que se pueda acceder con algún medio de transporte público o que el espacio sea accesible, son algunos de los aspectos más valorados por los invitados antes de asistir o no a un evento.