• Consejos para diseñar tu espacio para eventos

    El diseño de un espacio para eventos es algo que hay que tener muy en cuenta si queremos que la celebración sea un éxito, así que desde el equipo de Capicua 101 queremos compartir con vosotros unos consejos a la hora de diseñar un espacio para eventos.

    ¿Cómo puedes preparar el lugar para la fiesta? ¿Qué detalles hay que elegir? Descubre el mejor método de trabajo para organizar tu espacio o recinto para eventos.

    Para que un espacio funcione, hay que tener un factor muy importante, el feeling. Si la decoración o el diseño que elegimos no conecta con los invitados y afectará de forma negativa a su experiencia.

    Primero hay que sentarse para llegar a una idea en común de lo que queremos para el evento, y tomar ideas de lo que queremos finalmente. Desde algo que hayan visto en algún otro lugar, o a esa idea que llevaba con ella mucho tiempo en la cabeza. Una vez tengamos todo compilado, es cuando lo trasladamos al briefing, que será nuestra guía durante todo el proceso de organización de eventos.

    ¿Cómo podemos crear un briefing?

    Como decíamos, el primer paso y más importante será la creación del briefing con las ideas del cliente y la información necesaria para usarse como una guía que utilizaremos durante todo el proceso. El briefing debe contener:

    > Información del cliente y sobre el evento

    Sus gustos, deseos y necesidades que habrá que plasmar en el diseño. Un análisis del espacio, tiempos previstos y toda la información más relevante a la hora de decorar el espacio.

    > Temática

    Será la base en la que va a elegirse la decoración y el eje central de la decoración

    > Lugar

    La dirección del espacio elegido para realizar la celebración. Por eso en Capicua 101 tenemos un amplio catálogo de espacios para eventos en Madrid, en las mejores zonas, si necesitas alquilar un espacio.

    > Fecha

    La fecha y hora de la celebración del evento

    > Invitados

    Saber en un número aproximado el número de invitados que van a asistir, de esta forma se podrán organizar las mesas, sillas, mesas de regalos y los espacios.

    > Presupuesto

    No tiene que ser exacto, pero si que es necesario ya saber la cantidad que pensamos gastarnos para poder ajustar el presupuesto para la decoración lo máximo posible.

    Con toda la información recopilada en el briefing ya nos podemos poner manos a la obra, buscando la decoración que mejor encaje con la visión del cliente. Entramos en la FASE 2 donde concretaremos más sobre el evento.

    - Cronograma

    En este documento se reflejan todas las actividades previas a la celebración. Esto permite organizar cada momento del evento para que todo valla fluido. De esta forma se evitan muchos problemas de organización desde que se inicia el evento hasta su finalización.

    - Fotomontajes

    Con el briefing inicial no es suficiente para hacernos una idea de cómo quedará la decoración, por eso los fotomontajes ayudan a generar una idea del acabado final y cómo se realizará la distribución de espacio. Planos, recreaciones en entornos 3D y fotomontajes que te ayuden a ver el trabajo final en todo detalle.

    - Lista de los materiales necesarios

    Aquí hay que tener en cuenta varios puntos. Existen una gran cantidad de materiales y recursos con los que podemos contar a la hora de organizar la decoración y montaje de la celebración.

    • Arte floral
    • Recursos de iluminación
    • Invitaciones
    • Cartelería de bienvenida
    • Photocall
    • Seating
    • Mensajes de agradecimiento
    • Letras corpóreas
    • Recordatorios
    • Libro de firmas

    También hay que tener en cuenta otro aspecto importante si nuestro evento va a contar con mesas donde se van a sentar los invitados, y donde suelen fallar muchos organizadores. Desde la decoración hasta la organización de los invitados.

    - Decoración

    La decoración de las mesas, al igual que el resto de espacios del evento, deben ir en concordancia con el tema del mismo. Esto incluye mantelería, vajillas, cristalería, carteles …

    - Ordenación de mesas

    Es importante que los invitados sepan cuál es la mesa en la celebración, y si es necesario y está regido por protocolo, conocer con claridad cuál es su sitio en la mesa. En caso de que sea más libre y cada invitado pueda sentarse donde prefiera, entonces solo habría que fijarse en que hubiera el número de asientos necesarios.

    - Mesa presidencial

    Existen ciertos eventos en los que existe una mesa presidencia, donde se colocarán las personas más importantes del evento.

    - Menú

    Si el evento va a contar con catering, o un momento donde los invitados podrán comer, ya sea porque se celebra en un restaurante o el espacio cuenta con una cocina propia, es recomendable que haya zonas donde los invitados puedan comer o beber mientras esperan a la celebración del evento.

    • Zona de cócteles
    • Menú, si se ofreciera
    • Postres, si se ofrecieran
    • Zona de bebidas y refrescos
    • Zona de aperitivos o para picar

    Por último, hay otros puntos que también son importantes para los invitados y deben organizarse con antelación, y son aquellos destinados a animar a los invitados.

    • Photocall
    • Grabación de vídeos
    • Entrega de detalles
    • Animación
    • Música o Dj

    La organización de un evento es un proceso complicado que tiene muchas etapas, así que si necesitas un espacio y un equipo que te ayude a organizar y si necesitas alquilar un espacio para eventos en Madrid, desde Capicua 101 podrás contar con un equipo especializado. Contacta con nosotros.

  • Cómo elegir tu espacio para eventos

    Muchas empresas necesitan de un equipo profesional para la organización de eventos, sobre todo porque su imagen de marca está en juego y todo tiene que salir a la perfección.

    Los directivos buscan a gente dinámica que sean capaces de organizar todo tipo de eventos a lo largo del año. Desde la presentación de productos a actos publicitarios, reuniones, recepciones, etc.

    La habilidad más demandada es que el organizador sepa elegir el espacio ideal en función del evento que se vaya a desarrollar y ajustarlo a las necesidades de la empresa que vaya a organizar el evento. Por eso desde Capicua 101 contamos con 8 espacios diferentes.

    La elección del lugar y el diseño del evento son una parte fundamental a la hora de organizar el evento. Sobre todo cuando la empresa organizadora elige lugares externos más habituados para realizar un evento de empresa.

    El objetivo por el que se realiza el evento será también determinante a la hora de elegir el lugar y la decoración. Pero algo muy habitual a la hora de organizar un evento es que haya 2 áreas diferenciadas, que son:

    - El espacio protocolario

    Se puede componer por una o varias áreas, es un espacio donde se realiza el recibimiento de a autoridades y personalidades principales, invitados que asisten al evento, zonas VIP o salas de espera.

    - Zonas de apoyo

    Aquí entran todas las zonas centradas en la logística, como el aparcamiento, zonas de preparación de catering, servicios técnicos, etc.

    Qué condiciona el diseño

    Ya sea un evento al aire libre o una zona cubierta, cada zona tiene sus propias complicaciones que afectan al organizador del evento. Para espacios al aire libre, las necesidades logísticas aumentan, ya que hay que tener en cuenta las inclemencias metereológicas, la preparación del escenario y otro tipo de posibilidades que estarán presentes durante el desarrollo.

    Si vamos a organizar un evento en un lugar cubierto, las necesidades van a ir condicionadas por el espacio disponible para desarrollar el evento. También tener en cuenta la disposición de la estructura y las zonas a la hora de ubicar el escenario para que esté a la vista de todos los invitados.

    En qué fijarnos para elegir un espacio para eventos

    Antes de decantarnos por elegir un espacio u otro, nos tenemos que fijar en una serie de puntos principales para poder realizar una valoración:

    - Análisis global

    Hay que hacer un análisis global del recinto para eventos revisando las estancias por las que pasa el invitado hasta que se marcha del evento.

    - Tiempo de ejecución

    El tiempo en el que se va a realizar el evento está directamente relacionado con la complejidad y número de personas que van a asistir. Si hay que chequear a cada invitado de forma individual o habría un tiempo de espera antes de entrar al evento, teniendo en cuenta el desarrollo del mismo.

    - Precisar las condiciones meteorológicas

    Sobre todo para eventos al aire libre, hay que fijarse en el tiempo previsto para ese día y organizarse de acuerdo si va a llover, hacer calor, viento, nieve. etc

    - Planos y bocetos

    La infografrías nos ayudan a comprobar la distribución física de los espacios, y ayudar a trasmitir esas ideas a la empresa que va a organizar el evento.

    - Un espacio amplio

    Algo muy importante y a tener en cuenta es el aforo del espacio, y revisar que haya entrada para discapacitados (si fuera necesaria) y el protocolo de evacuación por las salidas de emergencia.

    - Espacio para el equipo de trabajo

    Aparte del espacio para los invitados, si vamos a contar con un equipo de trabajadores, debemos tener un espacio propio dónde puedan realizar sus funciones.

    - Zona de prensa

    Solo si el evento lo necesita, es recomendable que haya un espacio asignado para los medios de comunicación donde puedan pasar los cables, unidades móviles o sets.

    - Planificar el recorrido

    Es importante que la organización de cada área sea la adecuada, pero también hay que pensar en la comunicación entre ellas y cómo se van a mover los invitados por las diferentes zonas del evento.

    - Climatización, sonido e iluminación

    Son tres aspectos muy importantes en cualquier organización de eventos. Hay que revisar la climatización de cada zona o el aire acondicionado para conseguir el mejor bienestar para los invitados. Lo mismo con la iluminación o el sonido.

    Todos estos factores deben ser analizados a la hora de elegir un espacio para eventos. Si queremos contar con un equipo profesional de organización de eventos, solo tienes que informarte en la web de Capicua 101.

  • “ESPACIO JORGE JUAN, UN SUEÑO HECHO REALIDAD” RUBÉN CEA, DIRECTOR DE CAPICUA 101

    «Hay que quitar el miedo a la palabra evento. Ahora más que nunca hay que apoyar al sector»

    El Evento es un desconocido para la sociedad en general fuera del sector. Cuando se habla de evento se piensa en fiesta y eso no es así, el evento MICE aporta un PIB con cantidad importante al país. Multinacionales y PYMES tienen un presupuesto en su plan de comunicación que parte va destinado a los eventos.

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  • PRESENTACIÓN VOLKSWAGEN ID.3

    Durante 4 días en Espacio Jorge Juan se realizó la presentación del Volkswagen ID.3, primer coche eléctrico de esta marca.El evento se organizó en grupos de máximo 8 personas siguiendo los protocolos de seguridad, test rápido anti Covid antes de entrar al espacio, puntos de desinfección de manos con gel hidroalcoholico.

    La Nave 1 del espacio Jorge Juan se dividióen 2 zonas: La primera para el auditorio donde se realizó la presentación por parte de directivos de VW a periodistas especializados en motor y concesionarios y la segunda para la zona de catering, distribuida en mesas de hasta 4 personas con distanciamiento social,en esta misma área se recreó el paso de los años de la marca con la exhibición de 3 modelos de coches VW.

    Después de cada presentación a cada periodista se le invitaba al patio donde estaban aparcados 13 coches para que los probaran en una ruta preestablecida en el navegador con una duración aproximada de dos horas, luego regresaban al espacio para finalizarla presentación del ID 3.

  • EVENTO AEVEA

    En la tercera semana de enero Espacio Jorge Juan el encuentro de socios de AEVEA, Asociación de Agencias de Eventos Españolas para impulsar la recuperación de la industria fuertemente afectada por el Covid.

    Fue un evento presencial con 60 invitados y todas las medidas sanitarias que bajo el concepto “Back To Events” reivindican que el futuro es de los organizadores de eventos y apuestan por un regreso a la normalidad en el sector.

  • GSK PRESENTA EL DOCUMENTAL ‘RESPIRA’ PARA CONCIENCIAR SOBRE LA EPOC

    La compañía GSK presentó en Espacio Jorge Juan el documental ̈Respira ̈ con motivo del Día Mundial de la Enfermedad Pulmonar Obstructiva Crónica (EPOC) que se conmemoró el 18 de noviembre, una enfermedad que afecta a más de 3 millones de españoles.

    Espacio Jorge Juan de la mano de Creative Technology acogió este evento en su plató equipado con la última generación de audiovisuales, entre otros, con una pantalla de LED de alta resolución de 5x3m interactiva, cámaras de alta definición.La presentación de este documental estuvo a cargo de la periodista Angie Rigueiro y contó con la participación del medallista olímpico Saúl Craviotto, el apneista profesional Miguel Lozano, pacientes y médicos especialistas donde hablaron de la importancia de concienciar a la sociedad sobre el cuidado de los pulmones. Este evento 100% digital fue seguido por más de 1000 personas.

  • EVENTO HÍBRIDO ABBOTT

    Durante tres días acogió la convención anual de resultados y presentación de nuevos productos de los Laboratorios ABBOTT, con una plataforma de evento digital, plató en Nave 1 y dos salas en distintas del espacio transmisión simultánea. Toda la parte técnica gestionada por Creative Technology.

  • Lumentium en la presentación del modelo S10 de Samsung

    La tecnología y la gastronomía se funden una vez más durante un evento: la presentación mundial el pasado 20 de febrero del nuevo dispositivo móvil de Samsung modelo S10 en más de 20 ciudades a nivel global de manera simultánea. Para el lanzamiento en España, Samsung optó por realizar un viaje gastronómico a través de una cena con tablemapping de la mano de Lumentium, y un streaming en directo de la presentación desde San Francisco con el CEO (DJ Koh) durante el cocktail de bienvenida en el Palacio de Neptuno. La agencia Nautalia Viajes estuvo al mando.

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  • Santa Palace en Palacio de Saldaña

    El emblemático palacio de saldaña se convierte por primera vez en SantaPalace, un lugar para celebrar la navidad por todo lo alto en la calle mas lujosa de madrid.

    Durante cuatro días- 15,16,17 y 18 de diciembre- el Palacio de Saldaña será un lugar único en el que poder comprar regalos originales y artesanales, colaborar con fundaciones benéficas, degustar las mejores propuestas gourmet y brindar con champagne a ritmo de los temas más navideños

    Además habrá apetecibles planes para los más pequeños: grafiteros profesionales enseñarán a los niños a crear arte urbano pintando las propias paredes del palacio.

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  • EL DISEÑADOR FERNANDO CLARO PRESENTA SU COLECCIÓN DE ALTA COSTURA NOVIAS 2019

    El diseñador Fernando Claro presentó su colección de Novias 2019 “LA REINA BLANCA DEL AJEDREZ” el  7 de Noviembre  y luego celebró  una fiesta para personalidades de la sociedad, influencers y celebrities.

    El acto tuvo lugar en uno de nuestros espacios exclusivos; El Palacio Saldaña y la producción grafica del evento fué elaborada por nuestra agencia Capicua101.

    Con motivo de su 33 aniversario en el mundo de la moda, el creador decide hacer su primera presentación en solitario de Novias, homenaje además con el nombre de la colección a la figura de la mujer, pues su equipo está formado mayormente por figuras femeninas, así como su clientela, y lo hace como muestra de agradecimiento.
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